CFO Dashboard: Quy trình Khóa sổ 2026

Nguyên tắc Soát xét 3 Tầng

"Không chấp nhận một con số đứng đơn lẻ. Mọi khoản mục trọng yếu phải được đối chiếu đa chiều."

Đối chiếu & Kỹ thuật

Làm sạch số liệu, đối chiếu số dư và hoàn tất các bút toán định kỳ bắt buộc.

Soát xét Phân tích

Phát hiện biến động bất thường, kiểm soát Cut-off và chất lượng dòng tiền.

Module Đặc thù

Xử lý các nghiệp vụ riêng biệt theo từng mô hình: Sản xuất, FDI, TMĐT, Logistics.

Tầng 1: Trạng thái Đối chiếu Số dư

Mục tiêu là đưa số liệu về trạng thái xác thực. Biểu đồ dưới đây thể hiện trọng số và mức độ hoàn thành cần thiết cho các nhóm tài khoản chính (Tiền, Công nợ, HTK, Thuế).

Checklist Khóa Sổ - Tầng 1

Hoàn thành

1.1. Đối chiếu số dư (Reconciliation) Nền tảng

Tiền mặt (111) Đối chiếu sổ quỹ với biên bản kiểm kê quỹ thực tế cuối kỳ.

Tiền gửi ngân hàng (112) Đối chiếu số dư từng TK với sổ phụ/sao kê; giải trình khoản chênh.

Phải thu / phải trả (131, 331) Đối chiếu công nợ KH/NCC trọng yếu; soát số dư bất thường.

Tạm ứng (141) Đối chiếu chi tiết theo nhân viên; cảnh báo quá hạn.

Hàng tồn kho (15x) Đối chiếu sổ kế toán ↔ thẻ kho ↔ kiểm kê thực tế.

Thuế GTGT (133, 33311) Đối chiếu 1331 với tờ khai 01/GTGT; 33311 với đầu ra; 333x với eTax.

Tài khoản trung gian Làm sạch số dư treo lâu ngày không rõ bản chất (138, 338).

Vay & nợ thuê TC (341) Đối chiếu khế ước/lịch trả nợ; tách gốc – lãi.

Hóa đơn điện tử [NĐ 70/2025] Đối chiếu bảng kê HĐĐT đầu ra/vào với sổ doanh thu/chi phí.

1.2. Bút toán định kỳ bắt buộc Bắt buộc

Phân bổ chi phí trả trước (242) & CCDC Đã chạy phân bổ kỳ này; rà khoản mới đẩy vào 242.

Khấu hao TSCĐ (214) Đã trích đủ; thời gian KH nhất quán với quy định.

Đánh giá ngoại tệ (413) Áp dụng số dư gốc ngoại tệ; chênh lệch kết chuyển 515/635.

Trích lập/hoàn nhập dự phòng Nợ khó đòi, giảm giá HTK, đầu tư theo TT 48/2019.

Trích trước chi phí (335) Chi phí đã phát sinh chưa có hóa đơn (hoa hồng, vận chuyển).

Lương & các khoản trích Trích lương, BHXH-BHYT, thuế TNCN tạm khấu trừ.

1.3. Kết chuyển & Khóa kỳ Cuối kỳ

Bù trừ thuế GTGT Bù trừ thuế đầu vào - đầu ra đúng kỳ kê khai (tháng/quý).

Kết chuyển Giảm trừ Doanh thu Kết chuyển tài khoản 5211, 5212, 5213.

Kết chuyển DT - CP Kết chuyển tài khoản loại 5, 6, 7, 8 sang 911.

Trích thuế TNDN (8211/3334) Trích thuế tạm tính cho mục đích quản trị nếu có lãi. (theo Quý)

Kết chuyển kết quả Kết chuyển 911 sang 421 (Lãi/Lỗ).

Kiểm tra số dư cuối kỳ Các TK loại 5-9 số dư đầu kỳ/cuối kỳ = 0. Cân bảng CĐSPS.

Khóa kỳ & sao lưu Khóa kỳ trên phần mềm chống sửa số; tiến hành sao lưu dữ liệu.

CFO Analytics Center

Tầng 2: Soát xét Quản trị (CFO View)

Phát hiện rủi ro, kiểm soát chênh lệch bất thường và đánh giá hiệu năng tài chính trước khi chốt số liệu.

Tiến độ Soát xét Tầng 2

2.1

Nhóm 1: Phân tích biến động & tính hợp lý

TK 214 / 242

Khấu hao & Phân bổ chi phí MoM

Biến động > 5%

Phát hiện của CFO: Tổng CP Khấu hao & Phân bổ T6 tăng 9.7% do kích hoạt cụm máy may mới nhà xưởng A (25M). Rà soát đảm bảo khấu hao nhất quán theo khung pháp lý quy định.

Lương & Nhân sự

Tương quan Lương, OT vs Sản lượng

Lệch tương quan

Phát hiện của CFO: Từ T4-T6, sản lượng giảm 19% và nhân sự đi ngang, nhưng quỹ lương OT tăng 60%. Có dấu hiệu phân bổ ca kíp không hợp lý hoặc lãng phí nhân công.

Hao hụt Định mức

Sản lượng vs Biến phí (Thế sụt giảm)

Hao hụt bất thường

Phát hiện của CFO: Sản lượng sụt giảm 20% trong kỳ, nhưng các biến phí trọng yếu (Điện, nước, vận chuyển) chỉ giảm 2%. Đề xuất rà soát thất thoát rò rỉ hoặc gian lận định mức.

Checklist Soát xét Quản trị chi tiết

2.1 - 2.3 Quản trị chi phí & Lợi nhuận

2.1.1. Soát xét khấu hao TSCĐ & phân bổ 242 Giải trình biến động vượt 5%; kiểm tra tính nhất quán kỳ khấu hao.

2.1.2. Kiểm toán Quỹ lương & tỷ lệ OT Đánh giá tương quan lương với headcount và sản lượng đầu ra.

2.1.3. Biến phí & định mức tiêu hao Điện, nước, logistics dao động cùng chiều sản lượng. Rà hao hụt định mức.

2.2.1. Trích trước (335) Đã trích đủ để phản ánh đúng giá vốn/chi phí kỳ này? Có khoản trích vô lý nhằm dìm lợi nhuận?

2.2.2. Trả trước (242) Bản chất là chi phí một lần hay tài sản phân bổ? Ngăn thủ thuật đẩy chi phí vào 242 để phân bổ nhỏ giọt 'làm đẹp' P&L.

2.3.1. Cut-off doanh thu Kiểm tra ngẫu nhiên chứng từ giao hàng/nghiệm thu 3 ngày cuối tháng và 3 ngày đầu tháng sau; không ghi khống doanh thu, không giấu doanh thu sang kỳ sau.

2.3.2. Biên lợi nhuận gộp (Gross Margin) So GM từng ngành hàng/sản phẩm với tháng trước; sụt giảm phải bóc tách: giá đầu vào tăng / cơ cấu sản phẩm / giảm giá sâu.

2.4. Đánh giá chất lượng tài sản

2.4.1. Công nợ phải thu (AR Aging) Lọc nợ quá hạn > 30 / > 60 ngày, nhận diện khách chây ì; đánh giá trích lập dự phòng và khả năng thu hồi.

2.4.2. Hàng tồn kho Tính vòng quay HTK; lọc mã không luân chuyển > 3 tháng; yêu cầu phương án thanh lý giải phóng dòng tiền.

2.4.3. Chỉ số tài chính & điều kiện vay Nhóm thanh khoản (hiện hành, nhanh, vòng quay tiền), lãi gộp, cân đối vốn/nợ; nếu có vay NH, kiểm tra thỏa mãn điều kiện.

2.5. Đánh giá chất lượng dòng tiền

2.5.1. Bóc tách thu – chi theo khoản mục Thu từ khách hàng, hoàn ứng, vay…; chi NCC, chi lương…

2.5.2. Đối chiếu với doanh thu & chi phí Doanh thu có tương ứng tiền thu không? Chi phí có tương ứng tiền chi không?

2.6. Cảnh báo rủi ro thuế (Cập nhật 2025)

2.6.1. Điều kiện khấu trừ GTGT Rà hóa đơn mua vào ≥ 5 triệu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; lưu ý cộng dồn trong ngày.

2.6.2. Chi phí không được trừ Đánh dấu sớm các chi phí có nguy cơ bị loại khi quyết toán TNDN (thiếu hồ sơ, vượt định mức, không phục vụ SXKD).

TK 131 / AR

2.4.1. Phân tích Tuổi nợ Phải thu (AR Aging)

Nợ >120 ngày tăng

Cơ cấu các khoản phải thu theo tuổi nợ. Phát hiện sớm các khoản khách hàng chây ì để trích lập dự phòng theo TT 48/2019.

TK 15x / HTK

2.4.2. Hiệu suất Hàng tồn kho (Doanh thu vs HTK vs Vòng quay)

Vòng quay sụt giảm

Mối tương quan giữa doanh thu bán hàng, mức độ dự trữ HTK và số vòng quay. Vòng quay sụt giảm cảnh báo nguy cơ tắc nghẽn vốn lưu động.

2.5. Lợi nhuận Thuần vs Dòng tiền HĐKD

Mối tương quan giúp nhận diện rủi ro "Lãi giả - Lỗ thật" do ứ đọng vốn tại AR hoặc HTK.

Customized Operations Matrix

Tầng 3: Module Đặc thù & Pháp lý

Bật các loại hình áp dụng thực tế của doanh nghiệp để quản lý và kiểm soát tiến độ đặc thù.

Tiến độ Soát xét Tầng 3

Chưa chọn mô hình hoạt động

Lựa chọn mô hình doanh nghiệp

🏬 3.1. Thương mại

Trading

Tính giá vốn xuất kho cuối kỳ Chạy tính giá xuất kho theo phương pháp đã đăng ký (FIFO / bình quân gia quyền); nếu BQ cuối kỳ phải tính trước khi kết chuyển giá vốn.

Hàng trên đường & gửi bán Hàng đang đi đường (151), hàng gửi bán đại lý (157) — đối chiếu thực tế.

Điều chỉnh doanh thu Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ghi giảm 511; hàng khuyến mại phải xuất hóa đơn & kê khai.

🏭 3.2. Sản xuất

Manufacturing

Tập hợp chi phí & tính giá thành Kết chuyển 621/622/627 → 154; tính giá thành nhập kho 155 (đây là khâu trọng yếu nhất của DN sản xuất).

Đánh giá sản phẩm dở dang (WIP) Xác định giá trị dở dang cuối kỳ theo phương pháp nhất quán; ảnh hưởng trực tiếp giá thành & giá vốn.

Phân bổ chi phí SXC (627) Theo tiêu thức hợp lý (giờ máy, nhân công, sản lượng).

Định mức & hao hụt Đối chiếu tiêu hao NVL với định mức; xử lý chênh lệch định mức, hao hụt và phế liệu thu hồi.

🏢 3.3. FDI

Foreign Investment

Reporting package công ty mẹ Lập số liệu báo cáo cho tập đoàn; theo dõi chênh lệch VAS ↔ IFRS/US GAAP.

Giao dịch liên kết Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết; khống chế chi phí lãi vay được trừ ≤ 30% EBITDA. [NĐ 132/2020/NĐ-CP]

Vốn & dòng tiền với nước ngoài Theo dõi tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA), khoản vay nước ngoài; phí bản quyền/quản lý trả công ty mẹ và điều kiện được trừ.

Lệch kỳ kế toán Lưu ý năm tài chính có thể khác năm dương lịch khi đối chiếu nghĩa vụ thuế.

🚢 3.4. Xuất nhập khẩu

Import - Export

Cut-off theo Incoterms Ghi nhận doanh thu XK theo thời điểm chuyển giao rủi ro (FOB/CIF…).

Tỷ giá ghi nhận Doanh thu/giá vốn theo tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua/bán của NHTM); đánh giá lại phải thu/phải trả gốc ngoại tệ cuối kỳ. [TT 200/2014/TT-BTC, Đ.69]

Thuế khâu XNK Thuế GTGT hàng XK 0% & hồ sơ hoàn thuế (tờ khai hải quan + thanh toán qua NH); thuế NK + GTGT khâu nhập tính vào giá nhập kho.

Thời điểm lập hóa đơn XK [NĐ 70/2025/NĐ-CP] Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.

🛒 3.5. Thương mại điện tử

E-Commerce

Đối soát doanh thu sàn Đối chiếu báo cáo đối soát Shopee/Lazada/TikTok với sổ doanh thu; xử lý chênh lệch.

Phí sàn & marketing Tách phí cố định, phí thanh toán, phí vận chuyển, ads/affiliate vào chi phí bán hàng theo sao kê sàn.

Tiền đang chuyển & đơn hoàn/hủy Theo dõi tiền sàn chưa về (113/131-sàn); điều chỉnh đơn hoàn/hủy (tỷ lệ cao); voucher/hoàn xu xác định là giảm doanh thu hay chi phí MKT.

Nghị định 117/2025/NĐ-CP (Có hiệu lực 01/7/2025) Sàn TMĐT khấu trừ - nộp thay GTGT/TNCN CHỈ áp dụng cho HỘ/CÁ NHÂN kinh doanh trên sàn. Doanh nghiệp (công ty) bán trên sàn KHÔNG bị khấu trừ, tránh nhầm lẫn ghi giảm doanh thu sai.

💻 3.6. Phần mềm / CNTT

Software / IT

Doanh thu chưa thực hiện (3387) SaaS/license trả trước → phân bổ doanh thu theo kỳ phục vụ.

Doanh thu theo tiến độ Dự án/dịch vụ ghi nhận theo % hoàn thành. [CMKT 14 / 15]

Vốn hóa chi phí phát triển Tách chi phí phát triển đủ điều kiện vốn hóa (TSCĐ vô hình 213) với chi phí ghi nhận ngay. [CMKT 04]

Phân tách ưu đãi thuế & GTGT Tách doanh thu/chi phí được ưu đãi thuế TNDN; phần mềm thuộc diện không chịu GTGT → phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung.

Luật Thuế TNDN Mới (Kỳ tính thuế 2025/2026) Điều kiện và mức ưu đãi cho sản xuất phần mềm thay đổi, cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm khóa sổ để xác định mức ưu đãi chính xác.

🚚 3.7. Logistics / Vận tải

Logistics

Dịch vụ dở dang cuối kỳ Lô hàng đang vận chuyển (in-transit) cuối kỳ → ghi nhận doanh thu/chi phí dở dang đúng kỳ.

Trích trước cước thuê ngoài Cước tàu/hãng bay/kho bãi chưa có hóa đơn → trích trước (335).

Gross vs Net Xác định bản chất: đại lý thu hộ cước (ghi net) hay người vận chuyển chính (ghi gross).

Đặc thù khác Vận tải quốc tế GTGT 0%; định mức nhiên liệu đội xe; khấu hao phương tiện; phân bổ lốp/phụ tùng lớn (242).

🎯

Chưa có loại hình doanh nghiệp nào hoạt động

Anh vui lòng tích chọn các loại hình áp dụng thực tế ở bộ cấu hình phía trên để kích hoạt các danh mục soát xét chuyên sâu.

2025

! Cảnh báo Rủi ro Thuế & Pháp lý 2025

Điều kiện Khấu trừ GTGT 2024/2025

Hóa đơn mua vào ≥ 5 triệu đồng (gồm VAT) bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt. Lưu ý cộng dồn các giao dịch trong ngày cùng một nhà cung cấp.

Căn cứ: NĐ 181/2025/NĐ-CP

Thời điểm lập Hóa đơn XK

Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan. Sai thời điểm có thể dẫn đến rủi ro bị loại thuế suất 0% và xử phạt hành chính nặng.

Căn cứ: NĐ 70/2025/NĐ-CP

CEO

Kết luận & Đóng gói Báo cáo cho CEO / HĐQT

Khóa sổ cuối tháng không chỉ là cân sổ cái mà là quá trình tìm ra các vấn đề vận hành bị che khuất sau những con số. Sau khi hoàn thành 3 tầng, bộ phận tài chính – kế toán đóng gói các điểm bất thường thành báo cáo ngắn gửi CEO/HĐQT theo cấu trúc:

Vấn đề phát hiện

Mô tả ngắn gọn, kèm số liệu và mức độ trọng yếu.

Nguyên nhân

Vận hành / ghi nhận / gian lận / rủi ro thuế.

Ảnh hưởng

Tới lợi nhuận, dòng tiền, nghĩa vụ thuế hoặc điều kiện vay.

Phương án xử lý

Ngắn hạn và dài hạn, kèm người chịu trách nhiệm và thời hạn.

Xuất File Báo cáo

Lưu trữ Audit Trail

Hướng dẫn rà soát số liệu từ góc độ CFO/KTT