Bài giảng: Ứng dụng AI cho Phòng Tài chính – Kế toán
Chương trình đào tạo thực chiến cho doanh nghiệp sản xuất & phân phối sữa (doanh thu ~1.000 tỷ, ~30 nhân sự kế toán, >15.000 chứng từ/tháng).
Phương pháp: học qua thực hành — mỗi nội dung đều gắn với một bài tập trên dữ liệu cụ thể và kết thúc bằng một sản phẩm hoàn thành ngay tại lớp.
Thời lượng
2 buổi × 8h = 4 ca × 4h
Học viên
30 người · trình độ lệch · mới với AI
Cách thực hành
Trên 1 công cụ AI dùng chung · làm theo cặp · số liệu giả định
Công thức câu lệnh dùng xuyên suốt: V – B – Y – Đ
"Bạn là trợ lý kế toán công ty sữa…"
"Tôi đang làm… đây là dữ liệu…"
"Hãy bóc tách / đối chiếu / tính…"
"Trả về dạng bảng; nếu thiếu, hỏi lại."
Quy ước các khối tương tác trong bài giảng
Bấm vào ô tím ▶ ĐÁP ÁN / GỢI Ý để "xòe" nội dung. Dùng nút Mở/Ẩn tất cả ở thanh trên.
Lộ trình 4 ca
Tổng quan ứng dụng AI cho phòng TCKT ngành sữa
Mục tiêu: cả phòng nắm được toàn cảnh, nhận diện các khó khăn chính, chạy được câu lệnh AI đầu tiên và hiểu nội dung Ca 2, 3, 4.
① Thực trạng
- 75% quỹ thời gian cho nhập liệu & đối chiếu thủ công.
- Kế toán trưởng chỉ còn ~5% thời gian để phân tích.
- >15.000 chứng từ/tháng, khóa sổ quá tải.
② Nguyên nhân
- Chứng từ đa định dạng; nông hộ không hóa đơn.
- Dữ liệu rời rạc giữa kho – công nợ – ngân hàng.
- Kiểm tra thủ công, phụ thuộc Excel & trí nhớ cá nhân.
③ Giải pháp
- Lớp trợ lý AI hỗ trợ xuyên suốt các khâu của phòng.
- Mô hình AI đề xuất – Người phê duyệt.
- Hiểu giới hạn AI → luôn kiểm chứng.
④ Thực hành & Tương tác
"Hôm nay chúng ta không học lập trình. Chúng ta học cách ra lệnh cho một trợ lý bằng tiếng Việt để nó làm bớt việc tay chân cho mình. Ai chưa từng dùng AI bao giờ — yên tâm, cuối ca ai cũng chạy được."
AI Chat khác AI Agent ở điểm gì?
ĐÁP ÁN / GỢI Ý
AI Chat = trả lời theo từng câu hỏi rời rạc (như hỏi – đáp).
AI Agent = có vai trò cố định + được cấp dữ liệu/công cụ + thực hiện một chuỗi hành động lặp lại đều đặn (ví dụ: mỗi sáng tự bóc tách toàn bộ hóa đơn mới, đối chiếu, rồi đẩy bản nháp định khoản chờ duyệt).
Hôm nay ta thực hành trên một AI Chat dùng chung để "cảm" trước; phần Agent học ở mức nguyên lý tại Ca 4.
HĐ 1.2 — Prompt đầu tiên theo V–B–Y–Đ
50'Mỗi cặp mở công cụ AI dùng chung, gõ đúng prompt mẫu, đọc kết quả, rồi thử đổi ví dụ của riêng mình.
ĐÁP ÁN MẪU (kết quả mong đợi)
- Nợ 152 – Nguyên vật liệu (thùng carton nhập kho): 100.000.000
- Nợ 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (10%): 10.000.000
- Có 331 – Phải trả người bán (chưa trả tiền): 110.000.000
Ý nghĩa: doanh nghiệp mua vật tư nhập kho, được khấu trừ thuế, còn nợ nhà cung cấp. Mentor nhấn: AI giải thích rất nhanh, nhưng người học vẫn phải hiểu để kiểm tra.
HĐ 1.3 — Rà soát công việc tốn thời gian ở vị trí của bạn
40'Mỗi người nêu 1–2 vướng mắc ở vị trí của mình; tổng hợp tất cả vào công cụ AI dùng chung và yêu cầu gom nhóm theo 4 khâu.
GỢI Ý ĐIỀU PHỐI (cho mentor)
Vì sao KHÔNG để AI tự động duyệt bút toán mà không cần người?
ĐÁP ÁN / GỢI Ý
HĐ 1.4 — Tổng quan các trợ lý AI & lộ trình Ca 2–4
30'Mentor giới thiệu lần lượt 4 trợ lý AI; với mỗi trợ lý, nêu rõ ca nào sẽ thực hành và sản phẩm thu được là gì. Học viên ghi vào phiếu lộ trình.
- Mỗi học viên nêu được ≥1 vướng mắc ở vị trí mình + khâu AI có thể hỗ trợ.
- Chạy thành công ≥1 prompt theo V–B–Y–Đ và đọc hiểu kết quả.
- Trình bày được Ca 2/3/4 sẽ làm gì (qua phiếu lộ trình).
AI Số hóa & Nhập liệu chứng từ
Mục tiêu: từ một chứng từ thô → ra bảng dữ liệu sạch + bút toán nháp đã kiểm tra. Đây là khâu "ngốn giờ" nhất nên gỡ trước.
① Thực trạng
- Nhập tay hóa đơn / phiếu cân sữa / bảng kê nông hộ.
- Sai sót, mỏi mắt, mã vật tư không thống nhất.
② Nguyên nhân
- Đa định dạng (PDF/ảnh/giấy), chữ tự do.
- Danh mục vật tư không chuẩn; khối lượng lớn.
③ Giải pháp
- AI trích trường → chuẩn hóa mã → đề xuất định khoản.
- Tách luồng: NCC vật tư HĐĐT vs nông hộ Bảng kê 01/TNDN.
- Người đối chiếu bản gốc rồi duyệt.
④ Thực hành & Tương tác
"Ta sẽ cho AI 'đọc' hộ chứng từ và trả về một bảng sạch. Nhưng nhớ: AI là người đánh máy siêu nhanh, không phải kế toán trưởng. Việc của ta là soát lại con số với bản gốc."
HĐ 2.A — Bóc tách hóa đơn mua bao bì → định khoản
55'Mỗi cặp được phát 1 hóa đơn mẫu (số liệu giả định). Upload/ dán nội dung vào công cụ AI dùng chung.
ĐÁP ÁN MẪU (tiền hàng 100tr, GTGT 10%)
| Chỉ tiêu | Giá trị (VNĐ) |
|---|---|
| Tiền hàng (thùng carton) | 100.000.000 |
| Thuế GTGT 10% | 10.000.000 |
| Tổng thanh toán | 110.000.000 |
Định khoản:
- Nợ TK 152: 100.000.000
- Nợ TK 1331: 10.000.000
- Có TK 331: 110.000.000
Bẫy cần soát: nếu AI ghi tổng thành 110tr vào TK 152 là SAI (đã gộp cả thuế). Học viên phải bắt được lỗi này.
HĐ 2.B — Bảng kê thu mua sữa tươi từ nông hộ (không hóa đơn)
50'Dữ liệu: danh sách 5 nông hộ, số lít, đơn giá/lít (giả định). Yêu cầu AI lập bảng kê 01/TNDN và đề xuất định khoản.
ĐÁP ÁN MẪU & ĐIỂM NHẤN
Định khoản nhập kho sữa nguyên liệu trả tiền mặt: Nợ TK 152 / Có TK 111 (nếu chưa trả: Có TK 331).
Điểm cần nhấn mạnh: nông hộ → Bảng kê 01/TNDN, KHÔNG phải hóa đơn. Đây là điểm nhiều tài liệu mô tả chưa chính xác ("hóa đơn điện tử từ nông hộ").
Điều kiện chi phí hợp lý (mức chi, chứng từ thanh toán…) [CẦN KIỂM CHỨNG] văn bản thuế hiện hành — không để AI tự khẳng định.
HĐ 2.C — Chuẩn hóa danh mục vật tư
40'Cho danh sách tên hàng lộn xộn, yêu cầu AI gợi ý gom về một mã chuẩn.
BÀI HỌC RÚT RA
Mỗi cặp nộp: 1 bảng dữ liệu sạch (dán được vào Excel/phần mềm) + 1 bút toán nháp từ chứng từ thô, kèm ghi chú đã soát lỗi (đặc biệt lỗi gộp thuế vào TK 152).
AI Đối chiếu, Công nợ & Tra cứu pháp luật
Mục tiêu: dùng AI để đối chiếu lệch, soạn email nhắc nợ, và tra cứu quy định một cách an toàn (luôn kiểm chứng).
① Thực trạng
- Đối chiếu sổ phụ ngân hàng ↔ công nợ đại lý thủ công.
- Chiết khấu nhiều tầng; nhắc nợ chậm.
- Tra luật mất giờ, sợ trả lời sai.
② Nguyên nhân
- Dữ liệu 2 nguồn (sao kê vs sổ công nợ).
- Nhiều bút toán cấn trừ chiết khấu.
- Quy định nhiều & hay thay đổi.
③ Giải pháp
- AI khớp sao kê ↔ công nợ → liệt kê khớp/lệch.
- AI soạn email nhắc nợ theo tuổi nợ.
- Tra cứu: yêu cầu trích nguồn + kiểm chứng văn bản gốc.
④ Thực hành & Tương tác
HĐ 3.A — Đối chiếu sao kê ngân hàng ↔ công nợ đại lý
55'Phát 2 bảng (giả định): sao kê tiền về & bảng công nợ phải thu đại lý. Yêu cầu AI khớp và chỉ ra lệch.
ĐÁP ÁN MẪU
Tình huống cài sẵn: một đại lý chuyển thiếu đúng bằng 5% chiết khấu chưa được hạch toán → AI phải đánh dấu LỆCH và đề xuất bút toán ghi nhận chiết khấu thương mại.
Hướng xử lý (tùy chính sách & cách xuất hóa đơn): ghi nhận chiết khấu thương mại (TK 521) và điều chỉnh thuế tương ứng, cấn trừ TK 131. Con số & cách hạch toán cụ thể [CẦN KIỂM CHỨNG] theo TT200 và quy định hóa đơn.
HĐ 3.B — Soạn email nhắc nợ đại lý quá hạn
40'Đại lý quá hạn 45 ngày, dư nợ giả định 250 triệu. Yêu cầu AI soạn email lịch sự nhưng rõ ràng.
GỢI Ý CHẤM
HĐ 3.C — Tra cứu pháp luật AN TOÀN
50'Học cách hỏi để AI định hướng nhanh, rồi tự kiểm chứng văn bản gốc.
NGUYÊN TẮC CẦN NHỚ
AI để định hướng nhanh — quyết định phải dựa văn bản gốc còn hiệu lực. AI có thể bịa số hiệu/điều khoản (hallucination). Quy trình an toàn: (1) hỏi định hướng → (2) lấy danh sách căn cứ → (3) mở văn bản gốc verify → (4) ghi chú nguồn vào hồ sơ.
Vì sao không nên tin 100% câu trả lời pháp luật của AI?
ĐÁP ÁN
Mỗi cặp nộp: bảng đối chiếu chỉ rõ khoản lệch + 1 email nhắc nợ hoàn chỉnh + 1 câu trả lời tra cứu kèm ghi chú "đã/để kiểm chứng văn bản gốc".
AI Giá thành, Hao hụt & Báo cáo quản trị + Nguyên lý build Agent
Mục tiêu: ra 1 báo cáo quản trị mẫu + hiểu nguyên lý thiết kế 1 AI Agent cho từng vị trí.
① Thực trạng
- Tính giá thành phức tạp; phân bổ chi phí chung.
- Hao hụt sữa thô → thành phẩm khó kiểm soát.
- BCQT làm tay, chậm; lãnh đạo thiếu thông tin kịp.
② Nguyên nhân
- Nhiều cấu phần chi phí; định mức theo dòng SP.
- Dữ liệu phân tán nhiều nơi.
③ Giải pháp
- AI hỗ trợ phân bổ, phát hiện hao hụt vượt định mức.
- Tính biên lợi nhuận gộp theo dòng SP + biểu đồ.
- Nguyên lý build agent theo vị trí (khung 5 phần).
④ Thực hành & Tương tác
HĐ 4.A — Tính giá thành & cảnh báo hao hụt
50'Cho bảng chi phí 1 lô sản xuất + định mức hao hụt cho phép (giả định). Yêu cầu AI tính & cảnh báo.
ĐÁP ÁN MẪU
Hao hụt thực tế = (10.000 − 9.200) / 10.000 = 8% > định mức 5% → CẢNH BÁO vượt định mức (cần tìm nguyên nhân: rò rỉ, đo lường, kỹ thuật).
Giá thành đơn vị = Tổng chi phí lô / 9.200 lít. Mentor nhấn: AI tính nhanh, nhưng định mức & nguyên nhân hao hụt là do con người + bộ phận sản xuất xác nhận.
HĐ 4.B — Báo cáo quản trị mẫu: biên lợi nhuận theo dòng SP
50'Cho doanh thu & giá vốn 3 dòng sản phẩm (giả định). Yêu cầu AI tính biên lợi nhuận gộp, nhận xét, gợi ý biểu đồ.
ĐÁP ÁN MẪU (có số)
| Dòng SP | Doanh thu | Giá vốn | LN gộp | Biên % |
|---|---|---|---|---|
| Sữa tươi | 5.000 | 3.800 | 1.200 | 24,0% |
| Sữa chua | 3.000 | 1.950 | 1.050 | 35,0% |
| Sữa bột | 4.000 | 2.400 | 1.600 | 40,0% |
Nhận xét: Sữa bột biên cao nhất (40%), sữa tươi thấp nhất (24%) → xem lại giá bán/định mức/giá nguyên liệu dòng sữa tươi. Biểu đồ gợi ý: cột so sánh biên % hoặc cột chồng doanh thu–giá vốn.
HĐ 4.C — Thiết kế "thẻ Agent" cho 1 vị trí (nguyên lý)
45'Mỗi nhóm chọn 1 vị trí (vd kế toán công nợ) và điền khung 5 phần. Đây là phần nguyên lý — thực hành mô phỏng trên công cụ AI dùng chung.
| Thành phần | Ví dụ — Agent Kế toán công nợ |
|---|---|
| Vai trò | Trợ lý theo dõi & đối chiếu công nợ phải thu đại lý. |
| Dữ liệu / Bối cảnh | Sao kê ngân hàng, sổ công nợ 131, chính sách chiết khấu, danh sách đại lý. |
| Công cụ | Đọc file Excel/PDF, đối chiếu, soạn email, tạo bảng. |
| Ranh giới phê duyệt | Được đề xuất bút toán & email; KHÔNG tự gửi/ghi sổ — chờ kế toán duyệt. |
| Đầu ra | Bảng đối chiếu lệch + email nháp + cảnh báo nợ quá hạn. |
ĐÁP ÁN — câu hỏi chốt
HĐ 4.D — Sơ đồ phân công AI theo vị trí + điều kiện triển khai
20'Cả lớp cùng dựng sơ đồ tổng: 5 vị trí ↔ trợ lý AI tương ứng. Mentor chốt danh sách điều kiện triển khai thực tế.
CHECKLIST ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI
- Danh mục vật tư / đại lý / tài khoản đã chuẩn hóa.
- Dữ liệu chứng từ ở định dạng đọc được (file mềm/scan rõ).
- Phần mềm kế toán & quy trình phê duyệt rõ ràng.
- Quy định bảo mật dữ liệu khi đưa lên công cụ AI.
- Người phụ trách kiểm chứng & chịu trách nhiệm cuối.
Mỗi nhóm nộp: 1 báo cáo quản trị mẫu (bảng biên lợi nhuận + 1 biểu đồ) + 1 "thẻ thiết kế Agent" cho 1 vị trí + tham gia dựng sơ đồ phân công AI theo vị trí toàn phòng.